Rôles et autorisations
Les quatre rôles de l'espace de travail, les douze autorisations qui les composent, ce que chaque rôle voit dans les paramètres et les règles qui garantissent un administrateur à chaque espace de travail.
Chaque membre d'un espace de travail a un rôle, et ce rôle détermine lesquelles des douze autorisations il possède. Cette page s'adresse aux administrateurs qui décident quel rôle attribuer à chaque personne. Les invitations et la liste des membres sont décrites dans Espaces de travail et membres.
Choisir un rôle
| Rôle | À attribuer à | Ce que le rôle permet |
|---|---|---|
| Administrateur | Les personnes qui dirigent l'espace de travail | Tout. Ses autorisations ne peuvent pas être réduites. |
| Membre | Les personnes qui produisent, y compris les intervenants externes | Discuter dans un chat, générer, créer des canvas, des projets et des skills, supprimer ses propres contenus |
| Responsable de la facturation | Un contact de l'équipe finance | La facturation uniquement. Aucun accès aux outils de contenu. |
| Lecteur | Les personnes qui ne font que suivre l'avancement | Ouvrir ce qui est partagé avec elles. Ne peut rien créer ni dépenser de crédits. |
Vous modifiez le rôle d'une personne dans Paramètres → Membres. Limitez le nombre d'administrateurs.
Tous les espaces de travail démarrent avec ces quatre rôles et les mêmes autorisations. Lorsque les rôles personnalisés sont activés, un administrateur peut activer ou désactiver les autorisations une par une pour Membre, Responsable de la facturation et Lecteur dans Paramètres → Espace de travail → Rôles. Sans rôles personnalisés, les rôles sont fixes : pour donner plus de droits à quelqu'un, attribuez-lui un autre rôle.
Les autorisations
Attribuée à indique les valeurs par défaut.
| Autorisation | Ce qu'elle permet de faire | Attribuée à |
|---|---|---|
| Consulter et gérer la facturation | Consulter les factures et les informations de paiement, changer de forfait, acheter des packs de crédits | Administrateur, Responsable de la facturation |
| Inviter et retirer des membres | Envoyer et révoquer des invitations, retirer des personnes, définir leurs plafonds de dépenses, gérer l'appartenance aux équipes | Administrateur |
| Gérer les rôles et les autorisations | Modifier le rôle de chaque personne et, avec les rôles personnalisés, ce que chaque rôle peut faire | Administrateur |
| Modifier les paramètres de l'espace de travail | Renommer l'espace de travail, changer son logo et son URL, gérer les équipes, le supprimer | Administrateur |
| Gérer les clés d'API | Créer, modifier, renouveler et révoquer les clés d'API de l'espace de travail. Une clé ne peut faire que ce que permet le rôle de la personne qui l'a créée | Administrateur |
| Partager du contenu avec l'équipe Endless | Permettre à l'équipe Endless de lire pendant un jour ce que cette personne peut lire dans l'espace de travail, afin de résoudre un problème ; mettre fin à un partage avant son terme | Administrateur, Responsable de la facturation, Membre |
| Créer et modifier du contenu | Discuter dans un chat, générer des images et des vidéos, créer ou modifier des canvas, des projets, des skills, des transcriptions et des connecteurs, et modifier ce qui est partagé avec la personne en Peut modifier | Administrateur, Membre |
| Supprimer son propre contenu | Placer dans la corbeille, restaurer et supprimer définitivement son propre travail | Administrateur, Membre |
| Lire le contenu créé par d'autres | Ouvrir les tâches planifiées privées des autres personnes et leur historique d'exécutions | Administrateur |
| Modifier le contenu créé par d'autres | Modifier les projets, skills et tâches planifiées d'une autre personne qu'on peut ouvrir, ainsi que les connecteurs et les sites publiés | Administrateur |
| Supprimer le contenu créé par d'autres | Supprimer ces mêmes éléments | Administrateur |
| Consulter l'activité et la gouvernance de l'espace de travail | Voir l'activité de tout l'espace de travail, ainsi que les modèles, fonctionnalités et outils que chaque personne peut utiliser | Administrateur |
| Modifier les paramètres de gouvernance de l'espace de travail | Activer ou désactiver des modèles, des fonctionnalités et des outils pour l'espace de travail, une équipe ou une personne ; modifier les règles d'alerte de crédits | Administrateur |
- Créer et modifier du contenu est nécessaire pour discuter dans un chat, générer ou créer des canvas, des projets ou des skills. Une personne qui ne l'a pas et ouvre un canvas partagé voit un badge « Lecture seule », et ses modifications sont refusées.
- Modifier le contenu créé par d'autres couvre tout projet, toute skill ou toute tâche planifiée que la personne peut ouvrir, même si on ne l'a partagé avec elle qu'en lecture.
- Les trois autorisations « créé par d'autres » ne portent que sur les projets, skills et tâches planifiées que leur titulaire peut déjà ouvrir, ainsi que sur les connecteurs et les sites publiés. Elles ne couvrent jamais les chats, les canvas, les fichiers ni les générations, et ne changent jamais qui a accès. Aucun rôle n'ouvre les projets, skills, chats, canvas ou fichiers privés d'une autre personne.
- Consulter la gouvernance et la modifier sont deux autorisations distinctes : on peut donc examiner l'espace de travail sans pouvoir en changer les paramètres.
Autorisations et partage
Le rôle détermine ce qu'une personne peut faire dans l'espace de travail. Le partage détermine qui peut ouvrir un élément précis, en Peut afficher ou Peut modifier. Peut modifier ne fonctionne que si le rôle possède aussi Créer et modifier du contenu : un Lecteur auquel on accorde Peut modifier reste donc en lecture seule. Seul le propriétaire décide qui a accès et supprime l'élément, sauf qu'un projet, une skill ou une tâche planifiée peut aussi être supprimé par une personne qui a Supprimer le contenu créé par d'autres et qui peut l'ouvrir. Toute personne avec qui l'élément a été partagé peut le quitter. Voir Bibliothèque et visibilité.
Règles pour les administrateurs
- L'administrateur dispose toujours de toutes les autorisations. Dans le produit : « Les administrateurs disposent toujours de toutes les autorisations ; ce réglage ne peut pas être modifié. »
- Seul un administrateur peut attribuer ou retirer le rôle d'administrateur, y compris en invitant quelqu'un comme administrateur. Le sélecteur de rôle d'une invitation ne propose que les rôles que la personne qui invite peut attribuer.
- Un espace de travail conserve toujours un administrateur. Le dernier ne peut être ni rétrogradé ni retiré, et ne peut pas partir tant qu'une autre personne n'a pas été promue.
- Par défaut, seul l'administrateur a Inviter et retirer des membres : le bouton Inviter est donc masqué pour tous les autres rôles.
Considérez Gérer les rôles et les autorisations comme un accès total. La personne qui l'a peut modifier la page Rôles et accorder n'importe quelle autorisation, y compris à son propre rôle.
Ce que chaque rôle voit dans les paramètres
- Paramètres → Gouvernance : Activité, Dépenses, Modèles, Skills et Outils nécessitent Consulter l'activité et la gouvernance de l'espace de travail. Équipes nécessite plutôt Modifier les paramètres de l'espace de travail, et Rôles nécessite Gérer les rôles et les autorisations. Dépenses n'apparaît que là où les confirmations de dépenses sont activées, et Rôles que là où les rôles personnalisés le sont.
- Paramètres → Espace de travail → Accès du support nécessite Partager du contenu avec l'équipe Endless. Une personne y partage son contenu avec l'équipe Endless pendant un jour, arrête un partage et voit ce que l'équipe a lu en son nom ; avec Consulter l'activité et la gouvernance de l'espace de travail, elle voit aussi tout ce que l'équipe a fait dans l'espace de travail. Voir Accès du support.
- Membre, Responsable de la facturation et Lecteur ne voient pas la section Gouvernance. Un ancien lien vers l'une de ses pages les redirige vers Paramètres → Compte.
- Paramètres → Membres : tout le monde voit la même liste, y compris les crédits utilisés par chaque personne sur la période en cours. Les commandes que votre rôle n'autorise pas sont masquées.
- Paramètres → Clés d'API nécessite Gérer les clés d'API, et n'apparaît que là où les clés d'API sont activées.
- Paramètres → Utilisation : avec Consulter l'activité et la gouvernance de l'espace de travail, la page couvre tout l'espace de travail ; sans elle, seulement votre propre utilisation. Voir Utilisation.
Quand une personne part
Ce qu'elle a partagé reste disponible. Les éléments partagés avec des personnes précises passent à l'une d'entre elles. Ceux partagés avec tout l'espace de travail passent à la personne qui l'a retirée, ou à l'administrateur le plus ancien. Ses projets privés sont supprimés et ne peuvent pas être restaurés depuis l'app. Le reste de son travail privé reste le sien et personne ne peut l'ouvrir. Une tâche planifiée qui change de propriétaire arrive en pause. Les clés d'API qu'elle a créées cessent de fonctionner immédiatement.
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Retrouvez vos projets archivés, remettez-en un dans la barre latérale et comprenez pourquoi archiver un projet ne libère pas d'emplacement de projet dans votre forfait.
Équipes et plafonds
Regroupez les membres de l'espace de travail en équipes, définissez un plafond de dépenses en crédits pour chacune et consultez où sont allés les crédits de chaque équipe pendant la période de facturation.