Équipes et plafonds
Regroupez les membres de l'espace de travail en équipes, définissez un plafond de dépenses en crédits pour chacune et consultez où sont allés les crédits de chaque équipe pendant la période de facturation.
Une équipe est un groupe nommé de membres au sein d'un espace de travail, comme Marketing ou Design. Utilisez les équipes pour définir un seul plafond de dépenses pour plusieurs personnes et pour appliquer des règles de modèles et d'outils à un groupe. Les équipes se trouvent dans Paramètres → Espace de travail → Équipes.
La page Équipes nécessite Modifier les paramètres de l'espace de travail, contrairement aux autres pages de Gouvernance. Par défaut, seuls les administrateurs l'ont. Voir Rôles et autorisations.
Créer une équipe
Appuyez sur « Créer une équipe »
Le bouton se trouve en haut à droite. La boîte de dialogue comporte deux onglets, « Détails » et « Membres ».
Nommez l'équipe
« Nom de l'équipe » est le seul champ obligatoire. Vous pouvez aussi choisir une « Couleur de l'équipe » et ajouter une « Description (facultatif) ».
Définissez un plafond de dépenses (facultatif)
« Plafond de dépenses (facultatif) » correspond au maximum de crédits que l'équipe peut dépenser par période de facturation. Laissez le champ vide pour ne fixer aucun plafond ; l'équipe ne fait alors que regrouper des personnes.
Ajoutez des personnes
Dans l'onglet « Membres », ajoutez des personnes. Avant d'enregistrer, la boîte de dialogue indique combien de personnes seront ajoutées et retirées.
Pour modifier une équipe plus tard, ouvrez son menu et choisissez « Modifier l'équipe ».
La page Équipes
- Quatre cartes en haut : Équipes et Dans une équipe (qui indique aussi combien de membres ne sont pas encore affectés), Crédits utilisés sur la période en cours, et Près du plafond ou au-dessus, le nombre d'équipes ayant atteint 80 % ou plus de leur plafond.
- Deux onglets, « Toutes les équipes » et « Non affectés », chacun avec sa propre recherche. Chaque ligne d'équipe affiche ses membres et ses dépenses par rapport à son plafond. Chaque personne non affectée a un bouton « Affecter à une équipe ».
- La page propre à une équipe s'ouvre quand vous la sélectionnez : ses informations, ses membres, ses dépenses en pourcentage de son plafond et les transactions de crédits de ses membres, une par ligne.
Fonctionnement des plafonds d'équipe
- Une personne fait partie d'une seule équipe au maximum. L'affecter à une autre équipe la déplace.
- Les personnes sans équipe sont des membres à part entière et dépensent depuis le solde de l'espace de travail.
- Un plafond personnel remplace le plafond de l'équipe pour cette personne ; il ne s'y ajoute pas. L'ordre est : plafond personnel, puis plafond de l'équipe, puis solde de l'espace de travail. Voir Crédits et dépenses.
- Un plafond d'équipe ne réserve pas de crédits. Si le solde de l'espace de travail est épuisé, les membres de l'équipe sont bloqués même s'ils sont sous le plafond de l'équipe.
- Une personne bloquée par le plafond de l'équipe voit « Cette équipe a atteint son plafond de dépenses. Votre espace de travail a encore des crédits. » La solution est de relever le plafond de l'équipe, pas d'ajouter des crédits.
- « Supprimer l'équipe », dans le menu d'une équipe, supprime définitivement l'équipe et son plafond. Ses membres restent dans l'espace de travail avec tout leur travail, et le plafond suivant dans l'ordre s'applique à eux.
Qui peut gérer les équipes
Créer, renommer et supprimer une équipe, ainsi que définir son plafond, nécessitent Modifier les paramètres de l'espace de travail. Déplacer des personnes entre équipes nécessite Inviter et retirer des membres, et peut aussi se faire depuis la colonne Équipe de Paramètres → Membres ou depuis le profil d'une personne, sans accès à la page Équipes. Par défaut, seuls les administrateurs ont ces deux autorisations.
Les équipes comme périmètre de gouvernance
Les pages Modèles et Outils peuvent appliquer des règles à toute une équipe, par exemple un catalogue de modèles réduit pour des intervenants externes. Voir Disponibilité des modèles et Disponibilité des outils.
Pages associées
Rôles et autorisations
Les quatre rôles de l'espace de travail, les douze autorisations qui les composent, ce que chaque rôle voit dans les paramètres et les règles qui garantissent un administrateur à chaque espace de travail.
Activité
Un seul fil de tout ce que votre espace de travail a fait, filtrable par type, personne, équipe, média et date, avec un export CSV des événements chargés.