Rollen und Berechtigungen
Die vier Workspace-Rollen, die zwölf Berechtigungen dahinter, was jede Rolle in den Einstellungen sieht und die Regeln, die dafür sorgen, dass jeder Workspace einen Admin hat.
Jedes Mitglied eines Workspaces hat eine Rolle, und die Rolle bestimmt, welche der zwölf Berechtigungen es hat. Diese Seite richtet sich an Admins, die entscheiden, wer welche Rolle bekommt. Einladungen und die Mitgliederliste findest du unter Workspaces und Mitglieder.
Rolle auswählen
| Rolle | Geeignet für | Was die Rolle darf |
|---|---|---|
| Admin | Personen, die den Workspace leiten | Alles. Die Berechtigungen eines Admins lassen sich nicht einschränken. |
| Mitglied | Personen, die Arbeit erstellen, auch Freelancer | Chatten, generieren, Canvases, Projekte und Skills erstellen, eigene Inhalte löschen |
| Abrechnungsverwalter | Eine Kontaktperson aus der Finanzabteilung | Nur die Abrechnung. Kein Zugriff auf Content-Tools. |
| Betrachter | Stakeholder, die nur mitverfolgen | Geteilte Inhalte öffnen. Kann nichts erstellen und keine Credits ausgeben. |
Die Rolle einer Person änderst du unter Einstellungen → Mitglieder. Halte die Zahl der Admins klein.
Jeder Workspace startet mit diesen vier Rollen und denselben Berechtigungen. Wo benutzerdefinierte Rollen aktiv sind, kann ein Admin unter Einstellungen → Workspace → Rollen einzelne Berechtigungen für Mitglied, Abrechnungsverwalter und Betrachter an- oder ausschalten. Ohne benutzerdefinierte Rollen sind die Rollen fest: Wenn jemand mehr dürfen soll, gib der Person eine andere Rolle.
Die Berechtigungen
Vergeben an zeigt die Standardwerte.
| Berechtigung | Was sie erlaubt | Vergeben an |
|---|---|---|
| Abrechnung ansehen und verwalten | Rechnungen und Zahlungsdaten ansehen, den Plan wechseln, Credit-Pakete kaufen | Admin, Abrechnungsverwalter |
| Mitglieder einladen und entfernen | Einladungen senden und widerrufen, Personen entfernen, ihre Ausgabenlimits festlegen, Team-Mitgliedschaften verwalten | Admin |
| Rollen und Berechtigungen verwalten | Ändern, welche Rolle jede Person hat und, mit benutzerdefinierten Rollen, was jede Rolle darf | Admin |
| Workspace-Einstellungen ändern | Den Workspace umbenennen, Logo und URL ändern, Teams verwalten, den Workspace löschen | Admin |
| API-Schlüssel verwalten | API-Schlüssel des Workspaces erstellen, bearbeiten, rotieren und widerrufen. Ein Schlüssel darf nur, was die Rolle der Person erlaubt, die ihn erstellt hat | Admin |
| Inhalte mit dem Endless-Team teilen | Dem Endless-Team einen Tag lang erlauben zu lesen, was diese Person im Workspace lesen kann, um ein Problem zu beheben; eine Freigabe vorzeitig beenden | Admin, Abrechnungsverwalter, Mitglied |
| Inhalte erstellen und bearbeiten | Chatten, Bilder und Videos generieren, Canvases, Projekte, Skills, Transkripte und Konnektoren erstellen oder bearbeiten und geteilte Inhalte mit Kann bearbeiten ändern | Admin, Mitglied |
| Eigene Inhalte löschen | Die eigene Arbeit in den Papierkorb legen, wiederherstellen und endgültig löschen | Admin, Mitglied |
| Inhalte anderer lesen | Private geplante Aufgaben anderer Personen und deren Ausführungsverlauf öffnen | Admin |
| Inhalte anderer bearbeiten | Projekte, Skills und geplante Aufgaben anderer ändern, die man öffnen kann, dazu Konnektoren und veröffentlichte Sites | Admin |
| Inhalte anderer löschen | Dasselbe löschen | Admin |
| Workspace-Aktivität und Governance ansehen | Die Aktivität des ganzen Workspaces sehen und welche Modelle, Funktionen und Tools jede Person nutzen kann | Admin |
| Governance-Einstellungen des Workspaces ändern | Modelle, Funktionen und Tools für den Workspace, ein Team oder eine Person an- oder ausschalten; Regeln für Credit-Warnungen ändern | Admin |
- Inhalte erstellen und bearbeiten braucht man, um zu chatten, zu generieren oder Canvases, Projekte oder Skills zu erstellen. Wer die Berechtigung nicht hat und ein geteiltes Canvas öffnet, sieht das Badge „Schreibgeschützt“, und seine Änderungen werden abgelehnt.
- Inhalte anderer bearbeiten gilt für jedes Projekt, jeden Skill und jede geplante Aufgabe, die die Person öffnen kann, auch wenn sie nur zum Ansehen geteilt wurden.
- Die drei Berechtigungen zu „Inhalten anderer“ reichen nur an Projekte, Skills und geplante Aufgaben, die die Person schon öffnen kann, dazu Konnektoren und veröffentlichte Sites. Sie reichen nie an Chats, Canvases, Dateien oder Generierungen und ändern nie, wer Zugriff hat. Keine Rolle öffnet die privaten Projekte, Skills, Chats, Canvases oder Dateien einer anderen Person.
- Governance ansehen und ändern sind getrennte Berechtigungen. So kann jemand den Workspace prüfen, ohne seine Einstellungen ändern zu können.
Berechtigungen und Teilen
Die Rolle bestimmt, was eine Person im Workspace darf. Teilen bestimmt, wer ein einzelnes Element öffnen kann, als Kann ansehen oder Kann bearbeiten. Kann bearbeiten wirkt nur, wenn die Rolle auch Inhalte erstellen und bearbeiten hat. Ein Betrachter mit Kann bearbeiten kann also trotzdem nur lesen. Nur der Inhaber entscheidet, wer Zugriff hat, und löscht das Element. Ausnahme: Ein Projekt, ein Skill oder eine geplante Aufgabe kann auch von jemandem gelöscht werden, der Inhalte anderer löschen hat und das Element öffnen kann. Wer Zugriff erhalten hat, kann ihn selbst beenden. Siehe Dateien und Sichtbarkeit.
Admin-Regeln
- Ein Admin hat immer alle Berechtigungen. Im Produkt heißt es: „Admins haben immer alle Berechtigungen. Das lässt sich nicht ändern.“
- Nur ein Admin kann die Admin-Rolle vergeben oder entziehen, auch beim Einladen als Admin. Die Rollenauswahl einer Einladung zeigt nur Rollen, die die einladende Person vergeben darf.
- Ein Workspace behält immer einen Admin. Der letzte Admin lässt sich weder herabstufen noch entfernen und kann den Workspace erst verlassen, wenn jemand anderes befördert wurde.
- Standardmäßig hat nur der Admin Mitglieder einladen und entfernen, deshalb ist die Schaltfläche Einladen für alle anderen Rollen ausgeblendet.
Behandle Rollen und Berechtigungen verwalten wie Vollzugriff. Wer sie hat, kann die Seite Rollen bearbeiten und jede Berechtigung vergeben, auch für die eigene Rolle.
Was jede Rolle in den Einstellungen sieht
- Einstellungen → Governance: Aktivität, Ausgaben, Modelle, Skills und Tools brauchen Workspace-Aktivität und Governance ansehen. Teams braucht stattdessen Workspace-Einstellungen ändern, und Rollen braucht Rollen und Berechtigungen verwalten. Ausgaben erscheint nur, wo Ausgabenbestätigungen aktiv sind, und Rollen nur, wo benutzerdefinierte Rollen aktiv sind.
- Einstellungen → Workspace → Support-Zugriff braucht Inhalte mit dem Endless-Team teilen. Dort teilt eine Person ihre Inhalte einen Tag lang mit dem Endless-Team, beendet eine Freigabe und sieht, was das Team in ihrem Namen gelesen hat. Mit Workspace-Aktivität und Governance ansehen sieht sie außerdem alles, was das Team im Workspace getan hat. Siehe Support-Zugriff.
- Mitglied, Abrechnungsverwalter und Betrachter sehen den Bereich Governance nicht. Ein alter Link auf eine seiner Seiten führt sie zu Einstellungen → Konto.
- Einstellungen → Mitglieder: Alle sehen dieselbe Liste, auch die in diesem Zyklus verbrauchten Credits jeder Person. Steuerelemente, die deine Rolle nicht erlaubt, sind ausgeblendet.
- Einstellungen → API-Schlüssel braucht API-Schlüssel verwalten und erscheint nur, wo API-Schlüssel aktiv sind.
- Einstellungen → Nutzung: Mit Workspace-Aktivität und Governance ansehen umfasst sie den ganzen Workspace, ohne sie nur deine eigene Nutzung. Siehe Nutzung.
Wenn jemand geht
Was die Person geteilt hat, bleibt verfügbar. Inhalte, die mit bestimmten Personen geteilt waren, gehen an eine davon. Inhalte, die mit dem ganzen Workspace geteilt waren, gehen an die Person, die sie entfernt hat, oder an den am längsten aktiven Admin. Ihre privaten Projekte werden gelöscht und lassen sich in der App nicht wiederherstellen. Der Rest ihrer privaten Arbeit bleibt ihre, und niemand kann ihn öffnen. Eine geplante Aufgabe, die den Inhaber wechselt, kommt pausiert an. Die API-Schlüssel, die die Person erstellt hat, funktionieren sofort nicht mehr.
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