Ativos e visibilidade

Tudo o que você envia ou gera no Endless vira um ativo. Saiba quem pode ver e alterar cada um, como compartilhar e quanto tempo ele fica na lixeira.

Um ativo é qualquer mídia que o espaço de trabalho guarda: um arquivo que você enviou, uma imagem ou vídeo que o Endless gerou, um áudio, um documento, um texto, uma transcrição. Todos vão parar em um só lugar — a Biblioteca, descrita no produto como "Suas gerações e arquivos enviados, em um só lugar." — onde você pode filtrá-los por projeto, tipo, autor, data, origem e modelo.

A regra que vale para todos eles é curta:

Ativos são privados por padrão. Um arquivo que você envia ou algo que você gera fica visível para você e para mais ninguém, até que você o compartilhe ou o coloque em algum lugar compartilhado.

Quem pode ver um ativo

Alguém do seu espaço de trabalho consegue abrir um ativo se qualquer uma destas condições for verdadeira. São alternativas, não etapas — uma basta.

A pessoa criou o ativo

Quem enviou ou gerou o ativo sempre o vê.

Ele foi compartilhado com a pessoa

Quem o criou adicionou a pessoa pelo nome, ou definiu o acesso geral como "Espaço de trabalho" — "Todos no espaço de trabalho" — com "Pode ver" ou "Pode editar". Só existem esses dois níveis, Privado e Espaço de trabalho: um ativo nunca fica aberto para a internet.

Ele está em um chat que a pessoa pode abrir

Um ativo gerado em um chat, ou anexado a ele por quem o criou, fica visível para qualquer pessoa que possa ler esse chat. Se outra pessoa anexar o seu ativo, ele fica na mensagem dela, mas não dá acesso a mais ninguém.

Ele está em um canvas que a pessoa pode abrir

O mesmo vale para o canvas: se a pessoa consegue abrir o canvas, ela vê o que está nele.

Ele está vinculado a um projeto que a pessoa pode abrir

Um ativo adicionado a um projeto pode ser visto por todos que conseguem abrir esse projeto — na aba Biblioteca do projeto e na própria Biblioteca.

Essas são as regras que concedem acesso, e a sua função no espaço de trabalho não é uma delas. O acesso depende do que você criou, de com quem compartilhou e de onde te deixaram entrar — não da sua senioridade. Quando alguém foi adicionado pelo nome, esse papel é o dele mesmo que o do espaço de trabalho seja maior. Estar dentro de um chat, canvas ou projeto só permite ver.

Ser admin não é uma porta de entrada. Administrar o espaço de trabalho não dá o direito de ler os ativos privados de um membro: nenhuma função concede isso, e não existe configuração que ligue. A Biblioteca de alguém mostra a um admin exatamente o que mostra a qualquer outra pessoa. Se você precisa ver o trabalho de uma pessoa, peça que ela compartilhe.

A consequência que passa despercebida

Compartilhar um contêiner compartilha o que está dentro dele. Compartilhe um chat com seu espaço de trabalho e todo ativo privado anexado a ele passa a ser legível por todos, sem que esses ativos mudem em nada. O mesmo vale para o canvas. Normalmente é o que você quer — é o que faz a colaboração funcionar — mas vale pensar antes de compartilhar um chat longo em que você gerou muita coisa.

Adicionar um ativo a um projeto é uma forma de compartilhamento, então preste atenção em quem pode abrir o projeto. Um projeto aberto ao espaço de trabalho pode ser aberto por todos, e todos que conseguem abri-lo podem ver o que foi adicionado — na aba Biblioteca do projeto e na própria Biblioteca. Só quem criou o ativo pode adicioná-lo a um projeto. Veja Projetos.

Quem pode alterar um ativo

Acesso e controle são coisas separadas. Quem tem "Pode ver" vê o ativo e nada mais. Quem tem "Pode editar" também pode renomeá-lo ou editar um documento, desde que a sua função no espaço de trabalho permita criar conteúdo. Decidir quem tem acesso, adicioná-lo a projetos e movê-lo para a lixeira fica com quem o criou, seja qual for a função das outras pessoas. Qualquer pessoa com quem ele foi compartilhado pode "Sair" para tirar o próprio acesso, a menos que sair lhe desse mais acesso do que tinha: por exemplo, se ela tem "Pode ver" e o espaço de trabalho tem "Pode editar".

Compartilhar e deixar de compartilhar

Abra o ativo e use o controle de compartilhamento

A etiqueta mostra "Privado" ou "Compartilhado". Em "Acesso geral", Privado é explicado como "Só você, e onde estiver anexado" e Espaço de trabalho como "Todos no espaço de trabalho", com "Pode ver" ou "Pode editar" ao lado. "Copiar link" está sempre lá; o link só abre para quem tem acesso.

Confira por que ele está visível

O menu mostra quem tem acesso agora e por quê: "Acesso geral" para o espaço de trabalho, "Tem acesso" para quem o criou, as pessoas adicionadas pelo nome e, quando ele está compartilhado com o espaço de trabalho, a linha "Todos no espaço de trabalho", e "Aparece em" para os projetos, chats e canvas onde ele está. Um projeto que ele alcança por um chat ou canvas aparece marcado como "Vinculado a partir do chat" ou "Neste canvas". Se um ativo estiver acessível por um motivo que você não pretendia, é aqui que você vai ver.

Deixe de compartilhar para retomar o controle

Voltar um ativo para Privado remove o acesso de todo o espaço de trabalho na hora; as pessoas que você adicionou pelo nome continuam com acesso até você removê-las. O acesso é calculado ao vivo toda vez que alguém olha, nunca copiado nem congelado — então sempre dá para desfazer, e um vínculo de contêiner que deixa de existir leva o acesso junto.

Lixeira: 30 dias e some

Excluir um ativo não o destrói na hora. Ele vai para Configurações → Lixeira, descrita ali como "Os itens na lixeira são excluídos automaticamente após 30 dias. Restaure-os antes disso para mantê-los."

30 dias para mudar de ideia

O estado vazio diz sem rodeios: "Os itens excluídos ficam aqui por 30 dias antes de serem removidos definitivamente." Restaure qualquer coisa dentro desse prazo e ela volta intacta.

Depois é definitivo

Após 30 dias, o item e o arquivo por trás dele são excluídos para sempre. Você também pode excluir algo permanentemente pela lixeira, o que pula a espera — e isso não tem volta.

Os itens na lixeira continuam sendo seus enquanto estiverem lá. Valem as mesmas regras de visibilidade — um colega não pode vasculhar o trabalho que você excluiu.