Equipos y límites

Agrupa personas en equipos y limita lo que cada equipo puede gastar, sin tocar el saldo personal de nadie.

Un equipo es un subgrupo con nombre dentro de un espacio de trabajo: Marketing, Diseño, la agencia que trabaja con un cliente. Los equipos hacen dos cosas: organizan la lista de personas y te dan un lugar donde poner un límite de gasto que aplica a varias personas a la vez en vez de una por una.

Los equipos viven en Configuración → Gobernanza → Equipos, descritos ahí como "Agrupa a los miembros en equipos, fija un límite de gasto para cada uno y mira cómo gastan."

Esta página es la excepción en la sección de Gobernanza. Todas las demás se abren para quien pueda ver la actividad y la gobernanza del espacio de trabajo — Equipos requiere en cambio el permiso de cambiar la configuración del espacio de trabajo, no además de él. En la práctica eso significa un administrador. Consulta Roles y permisos.

Una persona, un equipo

Alguien pertenece a un equipo a la vez, o a ninguno. Asignar a una persona a un segundo equipo la mueve; no la agrega. Eso es lo que hace que el límite de un equipo no sea ambiguo: nunca hay duda sobre qué tope te aplica.

Quienes no están en ningún equipo siguen siendo miembros plenos del espacio de trabajo. Sacan del fondo común del espacio de trabajo como todos los demás, y aparecen en la pestaña Sin asignar para que no pasen desapercibidos: "Los miembros nuevos aparecerán aquí hasta que los asignes." Cuando ya no queda nadie, esa pestaña dice "Todos están en un equipo".

Qué te muestra la página

Cuatro tarjetas arriba responden las preguntas que un administrador realmente se hace:

Equipos y En un equipo

Cuántos equipos existen y cuántos de tus miembros están en uno. La segunda tarjeta dice cuántos siguen sin asignar.

Créditos usados

Lo que los equipos gastaron en este ciclo. Si no hay ningún tope fijado en ninguna parte, lo dice en vez de mostrar un porcentaje sin sentido.

Cerca del límite o pasados

Cuántos equipos llegaron al 80% o más de su tope: el aviso temprano antes de que alguien quede bloqueado de verdad.

Debajo hay dos pestañas — "Todos los equipos" y "Sin asignar" — cada una con su propio buscador, y una fila por equipo que muestra sus miembros y su gasto frente a su límite.

Crear un equipo

Presiona "Crear equipo"

Arriba a la derecha. El diálogo se titula "Crear equipo": "Crea un equipo nuevo para organizar a los miembros y fijar límites de gasto." Tiene dos pestañas, "Detalles" y "Miembros".

Ponle nombre y color

"Nombre del equipo" es el único campo obligatorio — el texto de ejemplo sugiere algo como el nombre de un área. "Color del equipo" es lo que identifica al equipo de un vistazo en el resto del producto, y "Descripción (opcional)" responde "¿De qué se encarga este equipo?"

Fija un límite de gasto, o no

"Límite de gasto (opcional)" es el tope en créditos para un ciclo de facturación. El campo explica la regla debajo: "Déjalo vacío para no poner límite. Los miembros heredan el límite del equipo si no tienen uno personal."

Un equipo sin límite es un equipo perfectamente válido: es solo una agrupación organizativa, y sus miembros sacan del fondo común del espacio de trabajo.

Agrega personas

La pestaña "Miembros" lista a todos los disponibles para agregar y a todos los que ya están en el equipo. Los cambios se preparan y se resumen — cuántos agregar, cuántos quitar — antes de que guardes.

Editar funciona igual: abre el menú de un equipo y elige "Editar equipo".

Quién puede hacer qué con un equipo

Esto es lo único de los equipos que sorprende a la gente, así que vale la pena decirlo explícito. Crear, renombrar y eliminar un equipo y fijar su límite son configuración del espacio de trabajo. Poner a una persona en un equipo o sacarla es gestión de miembros. Son dos permisos distintos.

Por esa separación, alguien puede asignar personas a equipos sin poder abrir la página de Equipos. La asignación también está disponible desde el perfil de una persona en el directorio de miembros, que no es parte de Gobernanza — así que quien gestiona miembros llega ahí, cambia el equipo de alguien, y aun así no puede crear el equipo al que la está asignando. Hoy, solo un administrador tiene los dos permisos.

Eliminar un equipo

El menú del equipo tiene "Eliminar equipo", y la confirmación es clara sobre lo que pasa: "Esto elimina de forma permanente el equipo y sus límites de gasto. Los miembros se quedan en el espacio de trabajo. Esto no se puede deshacer."

Nadie pierde su cuenta, su trabajo ni su lugar en el espacio de trabajo. Lo que pierden es el tope del equipo, así que quien dependía de él cae a la siguiente regla de abajo.

Límites de gasto: tres niveles, gana la primera coincidencia

El límite de un equipo es una de las tres formas en que se decide cuántos créditos puedes gastar tú, y Endless se detiene en la primera regla que te aplica.

Tu límite personal

Si alguien fijó un límite de gasto en tu membresía, ese es tu techo. Se fija por persona en Configuración → Miembros, y el valor por defecto es "Ilimitado".

El límite de tu equipo

¿No hay límite personal? Entonces aplica el límite de tu equipo activo, si tiene uno.

El fondo común del espacio de trabajo

Sin límite personal y sin límite de equipo, sacas directo del saldo del espacio de trabajo, como todos los demás.

Gana la primera coincidencia, y solo la primera. Un límite personal no se suma al límite del equipo: lo reemplaza. Dale a alguien un límite personal y el tope de su equipo deja de aplicarle por completo. Créditos y gasto es el panorama completo, incluido qué reinicia y qué no reinicia una recarga.

A quien choque con el tope del equipo se le dice contra qué pared chocó: "Este equipo alcanzó su límite de gasto. Tu espacio de trabajo todavía tiene créditos." Ese es el mensaje que puedes esperar en una consulta de soporte: significa que hay que subir el número del equipo, no el del espacio de trabajo.

Ver a dónde se fueron los créditos de un equipo

Abre un equipo de la lista y obtienes su propia página: sus propiedades, sus miembros, su gasto frente al tope en porcentaje, y su actividad reciente — los movimientos de créditos atribuidos a su gente, con una línea por transacción. Cuando un equipo todavía no gastó nada, lo dice sin rodeos.

Un límite es un techo, no un presupuesto que tengas que gastar, y no reserva nada. Dos equipos pueden tener cada uno un tope generoso mientras el espacio de trabajo se queda sin créditos primero: el fondo es compartido, y el límite de un equipo nunca garantiza que haya créditos esperándolo.

Los equipos también son un alcance de gobernanza

Una vez que existe un equipo, se vuelve un destino al que puedes apuntar otras reglas de gobernanza. Tanto la página de modelos como la de funciones te dejan elegir Espacio de trabajo, un Equipo o una Persona como alcance, así que un equipo es la unidad natural para "los colaboradores externos tienen un catálogo más chico" o "este grupo no necesita video".